Datenschutz-Policy des Vereins Swiss Runners

Die Vereinsmitglieder von Swiss Runners verpflichten sich, bei der Organisation und Durchführung von Laufveranstaltungen die folgenden Grundsätze des Datenschutzes einzuhalten.

1. Bekenntnis zum Schutz der Personendaten
Der Schutz der personenbezogenen Daten unserer LäuferInnen ist uns wichtig. Eine Verletzung des Datenschutzes kann zu einem Verlust des Vertrauens der LäuferInnen sowie der Öffentlichkeit führen und die Durchführung von Laufveranstaltungen gefährden.

2. Datensparsamkeit
Wir bearbeiten immer nur so viele Daten, wie für den angestrebten Zweck unbedingt erforderlich sind.
Für die Anmeldung und Durchführung der Laufveranstaltung werden von den LäuferInnen nur der Name, der Vorname, das Geburtsjahr, T-Shirt-Grösse und die Adresse sowie für die Online-Anmeldung die E-Mail-Adresse als zwingende Angaben gefordert.
Weitere Daten werden nur auf freiwilliger Basis und nur dann erhoben, wenn es für die Erbringung einer weiteren Leistung erforderlich ist.
In Ranglisten werden nur der Name, der Vorname, der Jahrgang, der Wohnort, die Kategorie und die Laufzeit publiziert. Eine Publikation der vollständigen Adresse erfolgt nicht. Die Publikation der Ranglisten im Internet erfolgt nur auf der Website des Veranstalters sowie auf der Website von Datasport.
Wir löschen oder archivieren nicht mehr benötigte Daten.

3. Transparente Information

Wir können davon ausgehen, dass die LäuferInnen in alle Datenbearbeitungen, welche unmittelbar mit der Organisation und Durchführung der Laufveranstaltung zusammenhängen, wie z.B. die Zustellung der Startnummer und von Informationen zur Laufveranstaltung, mit der Anmeldung automatisch einwilligen.
Über sämtliche Datenbearbeitungen, welche nicht unmittelbar mit der Organisation und Durchführung der Laufveranstaltung zusammenhängen sowie über deren Zwecke informieren wir die LäuferInnen bei der Anmeldung und auf der Website.
Dazu gehören unter anderem auch die Veröffentlichung der Daten einschliesslich Laufzeit und Startnummer im Internet und in den Printmedien sowie die Weitergabe der Daten an Drittfirmen.

4. Weitergabe von Daten an Drittfirmen
Wir geben Personendaten nur an Drittfirmen weiter, welche sich vertraglich verpflichten, die Daten nur für einen bestimmten, genau bezeichneten Zweck zu bearbeiten.
Wir holen vor der Weitergabe von personenbezogenen Daten an Drittfirmen, welche die Daten für eigene Zwecke bearbeiten (Fotoservice, Sponsoren, Zeitungen, TV-Sender, Internetdienste, etc.), die Einwilligung der LäuferInnen ein.
Wir verweisen zu diesem Zweck bei der Anmeldung (sei es auf Papier oder via Internet) auf die Daten-schutzerklärung des Vereins Swiss Runners und geben zusätzlich ausführlichere Informationen auf der Website. Die Datenschutzerklärung und die Informationen auf der Website werden regelmässig auf ihre Aktualität überprüft und bei Bedarf an die aktuellen Verhältnisse angepasst.
Die LäuferInnen erhalten die Möglichkeit, die Weitergabe der Daten an Dritte zu untersagen oder einzuschränken. Wir geben bei der Anmeldung eine E-Mail-Adresse sowie unsere Postadresse an, an die sich die LäuferInnen wenden können, wenn sie mit der Datenweitergabe nicht einverstanden sind. Die Datenweitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn die LäuferInnen keine Mitteilung gesendet haben.

5. Form der Weitergabe
Wir geben Daten in Papierform und auf elektronischem Weg weiter. Die Übergabe von Daten in Papierform erfolgt mit eingeschriebenem Brief oder persönlich an die verantwortliche Person. Bei der elektronischen Weitergabe von personenbezogenen Daten verwenden wir verschlüsselte E-Mails.

6. Outsourcing der Datenbearbeitung
Unternehmen, welche für die Organisation und Durchführung der Laufveranstaltungen für uns tätig sind, wie z.B. im Rahmen der Zeitmessung, der Online-Anmeldung etc., bearbeiten die Daten in unserem Auftrag und nur für unsere Zwecke.
Gemäss Gesetz sind wir verpflichtet, die Datenbearbeitung durch diese Unternehmen zu kontrollieren und diese zu verpflichten, die Daten nicht für eigene Zwecke zu bearbeiten oder an Dritte weiterzugeben. Uns ist bewusst, dass wir gegenüber den betroffenen LäuferInnen für allfällige Fehler, den diese Unternehmen bei der Datenbearbeitung begehen, selbst verantwortlich sind.

7. Auskunftsrecht
Die LäuferInnen haben das Recht Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten über sie bearbeitet werden.
Wir organisieren unsere Datenbearbeitung so, dass wir den LäuferInnen innert angemessener Frist das Auskunftsrecht gewähren können. Wir stellen sicher, dass die Daten auf Verlangen berichtigt oder gelöscht werden können. Die Auskunft, Berichtigung oder Löschung kann nur verweigert werden, wenn wir zur Bearbeitung der Daten gesetzlich verpflichtet sind oder wir ein überwiegendes Interesse geltend machen können.
Wir geben bei der Anmeldung zu den Laufveranstaltungen eine E-Mail- und eine Postadresse an, an welche Fragen gerichtet werden können.

8. Datensicherheit
Wir ergreifen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zur Sicherung der Daten unserer LäuferInnen vor absichtlicher oder zufälliger Vernichtung oder Verfälschung sowie vor dem Zugriff unberechtigter Dritter.
Werden die Daten durch einen Outsourcingpartner wie z.B. Datasport oder Mikatiming bearbeitet, dann versichern wir uns, dass diese die Vorgaben der Datensicherheit einhalten, ständig kontrollieren und verbessern.

9. Verantwortung
Die Verantwortung für die Einhaltung dieser Datenschutz-Policy liegt bei jedem Mitarbeitenden, der Daten bearbeitet. Der OK-Ausschuss kontrolliert regelmässig, ob die Mitarbeitenden die Datenschutz-Policy einhalten und sanktioniert Missbräuche und Verstösse.
Anmeldung der Datensammlung beim EDÖB
Wir melden unsere Datensammlungen beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten an.

10. Geltungsbereich
Die Datenschutz-Policy wurde durch den Vorstand des Vereins Swiss Runners erlassen und wird durch den OK-Ausschuss jedes Veranstalters für den eigenen Bereich in Kraft gesetzt.

November 2014

Datenschutz-Policy